Dans certaines situations, il est nécessaire de déterminer le montant réel de ses frais kilométriques, que ce soit pour un usage professionnel ou personnel. Cela peut concerner les travailleurs indépendants, les salariés bénéficiant d’un remboursement des frais de transport par leur employeur ou les particuliers souhaitant connaître l’impact de leurs déplacements sur leur budget. Pour cela, plusieurs éléments doivent être pris en compte et une méthode précise doit être suivie.
Prendre en considération tous les éléments pertinents
Le calcul des frais kilométriques nécessite de prendre en compte l’ensemble des éléments ayant un impact sur le coût global du véhicule. Parmi eux, on retrouve notamment :
- le carburant : essence, diesel ou électricité selon le type de motorisation du véhicule ;
- l’amortissement du véhicule : il s’agit de la perte de valeur du véhicule liée à son utilisation, qui se calcule généralement sur une période de 5 ans ;
- les frais d’entretien courant : vidange, filtres, freins, etc. ;
- les frais de réparation éventuels : pièces de rechange, main d’œuvre, etc. ;
- les assurances : responsabilité civile, garanties optionnelles ;
L’objectif est de donner une estimation la plus juste possible des coûts engendrés par l’utilisation du véhicule sur une distance donnée.
Utiliser le barème kilométrique de l’administration fiscale
Un moyen simple et couramment utilisé pour calculer le montant réel des frais kilométriques d’un véhicule consiste à se référer au barème kilométrique établi par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de la puissance et du type de motorisation de la voiture, ainsi que des distances parcourues. Il permet d’estimer les frais annuels liés à l’utilisation du véhicule.
Une fois le barème correspondant à son véhicule identifié, il suffit alors de multiplier le nombre de kilomètres réalisés dans l’année par le tarif appliqué. Par exemple, si un véhicule de 6 CV essence a effectué 10 000 km dans l’année, et que le barème est de 0,50 €/km, le total des frais kilométriques s’élève à 5 000 € (10 000 x 0,50).
Affiner la prise en compte des paramètres spécifiques
Analyse des consommations
Le barème kilométrique tient également compte d’une consommation moyenne de carburant en fonction de la puissance du véhicule. Or, selon les modèles, les habitudes de conduite et les types de trajets, cette consommation peut varier significativement. Il est donc possible d’affiner le calcul des frais kilométriques en prenant en compte la consommation réelle de son véhicule. Pour cela, il est nécessaire de relever régulièrement les données de consommation et de les comparer aux valeurs du barème.
Évaluation des frais d’entretien et de réparation
Pour une estimation encore plus précise des frais kilométriques, il convient également de prendre en compte les coûts réels d’entretien et de réparation du véhicule. Si l’on dispose des factures correspondantes, on peut ainsi ajuster le montant des frais kilométriques, en ajoutant ou en retranchant la différence entre ces coûts réels et ceux pris en compte dans le barème.
En suivant cette méthode, il est possible d’obtenir une estimation personnelle et réaliste du montant des frais kilométriques, pour mieux maîtriser ses dépenses et optimiser sa déduction fiscale.
